E-dokumentum áramlás a tárgyi eszközök számvitelében: a dokumentálás és az információvédelem jellemzői

Abstract

Az e-dokumentum áramlás egyre nagyobb népszerűségnek örvend a modern üzleti környezetben, különösen a számvitel területén. A dokumentumok áramlásának digitalizálásának köszönhetően a vállalkozások hatékonyabban kezelhetik vagyonnyilvántartásaikat, csökkenthetik a papíralapú dokumentumok feldolgozásának költségeit és idejét, valamint növelhetik az információbiztonságot. Az elektronikus dokumentum olyan dokumentum, amelyben az információkat elektronikus adat formájában rögzítik, beleértve a kötelező adatokat is [3]. Ugyanakkor képesnek kell lennie vizuálisan reprodukálni, azaz képesnek kell lennie a következőkre:  megjelenítés számítógép, okostelefon, tablet, egyéb eszköz monitorán;  nyomtatás papírra. Az e-dokumentum áramlás ugyanakkor az elektronikus dokumentumok létrehozásának, feldolgozásának, küldésének, továbbításának, fogadásának, tárolásának, felhasználásának és megsemmisítésének folyamatainak összessége, amelyeket sértetlenség-ellenőrzéssel és szükség esetén az ilyen dokumentumok megőrzésének tényének igazolásával hajtanak végre [3]. Alapvetően megváltoztatja az iratforgalom rendjét, különösen az elsődleges számvitel megszervezését, valamint az új információs technológiák alkalmazását is. A modern információs rendszerek kétféle adattal működnek - strukturált (adatbázisok) és strukturálatlan (elektronikus dokumentumok). Az ilyen típusú információk százalékos aránya jellemzi a vállalat dokumentumfolyamat-automatizálásának szintjét [2]. A nagyvállalatoknál a dokumentum áramlás nagy mennyiséget ér el. Ha korábban minden dokumentumot papíron kellett megőrizni, most lehetőség nyílik a dokumentumok elektronikus változatának megtartására. Egy ilyen dokumentum áramlás lehetővé teszi, hogy a dokumentumokat bármikor ellenőrzés alatt tartsa. Számos, az informatika területén újításokat hatékonyan alkalmazó vállalkozás számára az elektronikus dokumentum áramlás elengedhetetlen fogalommá vált a munkájában, mivel jelentősen leegyszerűsíti a dokumentumokkal való munkát, növeli a dolgozók munkájának termelékenységét és pontosságát. Az e-dokumentum áramlás előnye, hogy az irodák nagy mennyiségű papíralapú dokumentumtól szabadulnak meg, így a használatukkal kapcsolatos problémáktól is (dokumentumvesztés, változtatási nehézségek, megosztott hozzáférés). A dokumentum áramlás automatizálási eszközök segítségével elkészített, elektronikus digitális aláírással aláírt és a rendszerben megfelelő formátumú fájl formájában elmentett elektronikus dokumentum nagymértékben leegyszerűsíti a nagy mennyiségű információval végzett munkát.